ثلاثة مستندات وثلاثة أسئلة
أمر الشراء يحدد ما وافقت المنشأة على طلبه وبأي سعر. محضر الاستلام يصف ما وصل بالفعل. فاتورة المورد تسجل المطالبة المالية. جمع هذه المستندات في شاشة واحدة يساعد المراجع على الإجابة عن ثلاثة أسئلة: هل طلبنا هذا البند؟ هل استلمناه؟ وهل يطابق السعر ما اتفقنا عليه؟
ابدأ بتوحيد رمز البند ووحدة القياس والمورد ومرجع أمر الشراء. إذا استُخدمت أسماء مختلفة للصنف نفسه، فقد يبدو الاختلاف مشكلة مالية بينما سببه ترميز غير متسق. وثّق تحويل الوحدات قبل المقارنة، مثل الكرتون والقطعة.
كيف تبدأ المراجعة؟
افحص المورد والمرجع أولًا، ثم قارن البنود والكميات والأسعار. راجع الخصم والضريبة والإجمالي في خطوة مستقلة. لا يكفي اتفاق الإجماليين؛ فقد يلغي فرق سعر موجب فرق كمية سالبًا، فتظهر فاتورة متوازنة رغم وجود مشكلتين مختلفتين.
اجعل لكل اختلاف سببًا قابلًا للفهم، مثل زيادة كمية أو نقص استلام أو سعر غير معتمد. صنّف الفاتورة للمراجعة عندما تنقص المستندات، واطلب تصحيح المرجع أو استكمال الاستلام بدل افتراض أن الفاتورة صحيحة أو خاطئة.
المطابقة ليست موافقة على الدفع
مرور الفاتورة من قواعد المطابقة لا يثبت وحده وجود ميزانية أو اكتمال جميع شروط التعاقد. افصل النتيجة الحسابية عن القرار الإداري. يحتفظ القرار باسم المعتمد وتاريخه ومبرره، خصوصًا عندما يُقبل استثناء من قاعدة المطابقة.
تطبيق في INPR
سجّل المورد ثم أمر الشراء ومحاضر الاستلام، واستخدم رموز البنود نفسها عند إدخال الفاتورة. تعرض صفحة التفاصيل الفروق وتمنع الاعتماد العادي عند وجود اختلافات. الاستثناء الموثق متاح للمستخدم المخول، ولا يتحول إلى دفعة تلقائية.
قبل اعتماد الإجراء
جرّب فاتورة سليمة وأخرى بسعر مختلف وثالثة باستلام ناقص. راجع النتائج مع المحاسب والمشتريات والاستلام، واتفقوا على صاحب كل معالجة. نجاح الإجراء يُقاس بوضوح المسؤولية وإمكانية تفسير النتيجة، وليس بعدد الفواتير التي تمر دون مراجعة.