الاستلام الجزئي والفوترة المتكررة على أمر شراء واحد

الأمر الواحد قد يمتد عبر عدة مستندات

ليس كل أمر شراء عملية توريد واحدة. قد يصل جزء من الكمية اليوم ويصل الباقي لاحقًا، وتصدر فواتير متعددة. لذلك تحتاج المراجعة إلى رصيد تراكمي، لا مقارنة الفاتورة الحالية بمحضر واحد فقط.

نموذج عددي بسيط

طلبت المنشأة 100 وحدة واستلمت 60، ثم سجل المورد فاتورة بـ40 وحدة. بقي من الاستلام المتاح 20 وحدة عند مراجعة فاتورة جديدة على البنود نفسها، إذا لم توجد تسويات أو مستندات أخرى تغير الرصيد. لا تصبح الكمية المتاحة 60 مرة أخرى لمجرد أن رقم الفاتورة اختلف.

ثبّت مرجع البند

احتفظ برمز الصنف ووحدة القياس والطلب في كل محضر وفاتورة. إذا استُبدل الصنف أو تغيّر توصيفه، فلا تُلحقه ببند قديم بصمت. يحتاج التغيير إلى مرجع يسمح للمراجع بفهم العلاقة بين ما طُلب وما وصل وما فُوتر.

اجعل الاستلام وصفًا للواقع

يجب أن يعبّر محضر الاستلام عن الكميات الفعلية، وليس عن الكمية التي تجعل الفاتورة مطابقة. اطلب من مسؤول الاستلام تسجيل المرجع والتاريخ، وراجع حالات التلف أو النقص ضمن مستندات المعالجة المعتمدة في المنشأة.

راجع المطالبات السابقة

عند وصول فاتورة جديدة، اجمع الكميات السابقة ذات الصلة، وافصل الفواتير المرفوضة عن المطالبات القائمة. راجع أيضًا ما إذا كان الإلغاء أو التصحيح موثقًا. الرصيد الصحيح يتطلب حالة واضحة لكل مستند سابق.

تطبيق ومحدودية

تجمع INPR محاضر الاستلام المرتبطة بالطلب، وتراجع الكميات المفوترة تراكميًا للفواتير غير المرفوضة. الكميات في النسخة الحالية وحدات صحيحة، ولا توجد معالجة متقدمة للمرتجعات أو تحويل الوحدات. لا تمثل مستندات المعالجة خارج النظام كاستلام جديد لتجاوز هذه الحدود.

إجراء شهري مفيد

استخرج أوامر الشراء المفتوحة، وحدد ما استُلم ولم يُفوتر وما فُوتر ويحتاج إلى استلام. شارك القائمة مع المشتريات والاستلام والمحاسبة. توحيد تفسير الرصيد أهم من امتلاك ثلاثة تقارير تعطي ثلاثة أرقام مختلفة.