فرق السعر أم فرق الكمية؟ مثال يكشف ما يخفيه إجمالي الفاتورة

ابدأ بالحقائق

افترض أن أمر الشراء يطلب 100 وحدة، وسعر الوحدة 50 ريالًا، وأن الاستلام الفعلي بلغ 80 وحدة. وصلت فاتورة بـ100 وحدة وسعر 55 ريالًا. جميع الأرقام هنا تعليمية وقبل الضريبة، والهدف فصل أثر الكمية عن أثر السعر.

مقارنة الطلب بالفاتورة

قيمة الطلب 5,000 ريال، وقيمة الفاتورة 5,500 ريال. الفرق بين الإجماليين 500 ريال. لكن هذا الرقم لا يصف مشكلة الاستلام؛ فهناك 20 وحدة مفوترة لم يظهر استلامها في المستندات المتاحة.

فرق سعر الوحدة خمسة ريالات، وأثره على الوحدات المئة المفوترة 500 ريال. قيمة الوحدات الثمانين المستلمة بسعر الطلب 4,000 ريال. لذلك لا يصح تفسير فرق الإجمالي وحده باعتباره المبلغ الوحيد الذي يحتاج إلى مراجعة.

لا تجمع الفروق دون أساس محدد

إذا أردت تحليل الزيادة مقابل قيمة المستلم، فالفارق 1,500 ريال في هذا المثال: ألف ريال لقيمة الوحدات غير المستلمة بسعر الطلب، و500 ريال لأثر تغير السعر على الكمية المفوترة. اذكر أساس المقارنة عند عرض أي رقم حتى لا يختلط على القارئ.

اختر المعالجة المناسبة

قد تكون الكمية في الطريق، أو محضر الاستلام لم يُسجل، أو الفاتورة تحتاج إلى تصحيح. وقد يكون السعر الجديد معتمدًا في اتفاق لم يُربط بالطلب. اطلب المستند الذي يثبت كل احتمال بدل تعديل البيانات لإجبارها على التطابق.

سجل قرارًا يمكن مراجعته

دوّن سبب التعليق، والمستند المطلوب، والمسؤول عن استكماله. عندما يُقبل سعر مختلف أو تسوية تجارية، احتفظ بالمرجع والمبرر. لا تغيّر سعر الطلب القديم دون أثر يشرح سبب التغيير.

عند استخدام النظام

تظهر INPR فرق سعر الوحدة ونقص الاستلام في أسباب منفصلة. راجع صفحة المقارنة قبل القرار، وتذكر أن الفروق التحليلية ليست تلقائيًا قيودًا محاسبية أو مطالبات خصم؛ معالجتها تتبع المستندات والسياسة المعتمدة لدى المنشأة.